Quel que soit le secteur d'activité dans lequel vous évoluez, vous ne pouvez pas contrôler tous les événements susceptibles d'affecter votre entreprise. Une situation de crise peut survenir à tout moment. Cela peut être le résultat de facteurs externes comme une pandémie ou une mauvaise publicité sur les réseaux sociaux. Il peut aussi être interne à l'entreprise. Quelle qu'en soit la cause, vous devez être prêt à bien gérer la crise. Découvrez les phases de la communication de crise ici.
Discuter des scénarios possibles
La préparation est un élément très important dans la gestion de crise. Pour cela, les entreprises doivent d'abord préparer une liste d'événements probables pouvant conduire à une crise. Une fois cette liste établie, l'équipe de communication doit définir les scénarios de crises possibles qui en résultent. Par conséquent, vous devez établir une liste de questions et réponses liées aux crises potentielles et également définir une liste de contrôle. Il faudrait aussi définir les messages clés à diffuser le cas échéant. Cette étape permet d'être plus ou moins préparé à la crise.
Définir l'organisation et les procédures.
La deuxième phase de la communication de crise consiste en la création d'une cellule spéciale de gestion de crise. Pour ce faire, vous devez définir le rôle de chaque membre de l'équipe. Il est également nécessaire de définir les actions à effectuer par la cellule. Cela peut être, par exemple, la rédaction d'un communiqué de presse.
Ensuite, vous devez définir qui doit effectuer chaque tâche. Il est également nécessaire d'avoir un porte-parole qui sera le transmetteur des informations officielles de l'entreprise. À ce stade, il est important de définir des actions prioritaires pour contrôler adéquatement l'information.
S'entraîner à gérer des situations de crise.
Il est important de tester les solutions existantes pour faire face aux situations de crise. Cela vous permet d'apprendre les forces et les faiblesses de vos solutions et de les réajuster au besoin. Il vous permet également d'évaluer la réactivité de votre équipe. Pour assurer une bonne communication de crise, il faut être capable de communiquer de manière optimale dans des situations difficiles en ayant une bonne formation média.
Suivez les règles de base de la communication.
Il est important de définir à l'avance comment vous souhaitez communiquer en cas de crise. Cependant, la communication doit d'abord se faire en interne. Cela permet à toute l'entreprise de communiquer d'une seule voix et de transmettre le même message. Il est également essentiel de respecter les règles de base de la communication. Par exemple, il faut ne communiquer que sur des faits, faire preuve d'empathie et surtout rester toujours calme.
Définissez des rappels et des listes de contacts et tenez-les à jour
En cas de situation de crise, vous devrez gérer une grande quantité d'informations et cela doit être fait rapidement et efficacement. Grâce aux rappels, vous aurez toujours en vue les actions à effectuer et, surtout, vous n'oublierez rien. Vous devez également établir une liste de contacts dont vous aurez besoin en cas de crise. Assurez-vous que cette liste est mise à jour régulièrement. Il serait également utile de faire des modèles de communiqués de presse ou de messages avec les contacts que vous avez.