Les dirigeants et les gestionnaires ont besoin d'estimations de temps pour guider leur stratégie à long terme, mais lorsqu'il s'agit de la réalité quotidienne, la loi de Murphy l'emporte. En effet, l'estimation descendante ne fonctionne jamais. Les dirigeants essaient de décomposer les grands objectifs en petites tâches, les employés sont frustrés et savent qu'ils n'atteindront pas la cible à temps. Les experts soutiennent ce scénario. Après avoir analysé plus de 1 800 projets de développement de logiciels achevés, les chercheurs et les analystes ont constaté et affirment que plus de 30 % d'entre eux ont manqué leurs délais d'origine. Et même 20% des projets qui se sont terminés à temps ne l'ont fait que parce que l'équipe a coupé des éléments en cours de route.
Pour lutter contre ce problème, la mise à niveau de vos projets doit devenir une priorité. Cela peut sembler effrayant, mais lorsqu'il est bien fait, les avantages sont énormes. En demandant aux employés de développer eux-mêmes leurs propres plans, les dirigeants ont une meilleure idée de la façon dont les employés perçoivent leurs compétences et comment les équipes travaillent ensemble. De plus, les managers sont plus susceptibles de convaincre les employés de respecter les délais lorsqu'ils les fixent eux-mêmes.
Cependant, peu importe qui est chargé de fixer les délais, les projets continuent d'être débordés lorsque les personnes qui font les devis ne prennent pas en compte tous les paramètres et les éventuels problèmes qui peuvent survenir. Un gestionnaire peut ignorer toute la difficulté du développement technique, tandis qu'un ingénieur peut ne pas anticiper la quantité de travail administratif que le projet nécessite. À emporter : lorsque les équipes sous-estiment la complexité et surestiment la productivité, la déception est inévitable.
Qu'ils soient grands ou petits, les administrateurs et les développeurs doivent apprendre à faire des estimations plus précises de la date d'échéance d'un projet en cours afin de garder une trace de tous les projets. Ce processus en huit étapes peut aider des équipes de toutes tailles et compositions à y parvenir.
Assurer un leadership de haut niveau.
Lorsqu'un dirigeant demande à une équipe de développer un projet au cours du trimestre, cela définit la portée globale du projet. Les délais généraux indiquent aux équipes de développement l'importance de leurs projets et les attentes associées à ces projets. Au cours de cette première phase, les développeurs et leurs responsables doivent communiquer avec l'équipe de direction pour comprendre le problème qu'ils résolvent, clarifier les résultats acceptables et s'assurer que tout le monde comprend à l'avance comment le résultat final sera évalué.
Identifier les tâches individuelles.
Une fois l'objectif plus large défini, collaborez avec les équipes pour discuter des activités individuelles. Les membres de l'équipe doivent être libres de faire des suggestions et de modifier le calendrier des activités au besoin. Cette étape est essentielle pour établir un sentiment d'appartenance au sein de l'équipe. Une étude de la répartition des tâches à chaque membre de l'équipe sera cruciale et cette répartition doit être juste, claire et précise afin de communiquer aux développeurs ce que le produit doit faire pour les utilisateurs et ils doivent non seulement fournir une liste de caractéristiques mais aussi les détails de chaque fonction.
Regrouper et prioriser
A ce stade, chacun comprendra le travail qui nous attend. Rassemblez toutes les activités et discutez de l'ensemble du projet en équipe. Encouragez les développeurs à signaler les lacunes pour s'assurer que toutes les activités sont prises en compte et que le risque d'événements imprévus est minime au milieu du projet. Organiser les activités par ordre de priorité et de dépendance pour assurer le bon fonctionnement.
Utiliser un système de points
Au lieu d'attribuer des heures aux activités, demandez à toutes les personnes impliquées dans le projet de mettre en place un système de notation avec des points pour chaque activité en même temps. Cela permet aux managers d'entendre toutes les voix et d'avoir une meilleure idée de la façon dont le travail va se dérouler. Les développeurs sont notoirement incapables d'estimer les délais, alors tenez-vous en à la complexité, pas au temps.
discuter des divergences
Si les développeurs attribuent des totaux de points très différents pour la même tâche, parlez-en. Ce processus permet d'affiner les préoccupations et d'identifier les problèmes potentiels avant qu'ils ne s'aggravent. Par exemple, supposons que la tâche consiste à créer une vue sélective des options d'achat. Un développeur peut attribuer une valeur faible, mais quelqu'un ayant plus d'expérience avec le système peut se rappeler que des données non structurées peuvent rendre cette tâche beaucoup plus difficile. Suivre ce processus depuis le début permet à l'équipe de parler et d'obtenir des estimations de temps plus précises.
Décomposez les tâches lourdes
Si certaines tâches semblent beaucoup plus importantes que d'autres, décomposez-les en parties plus petites. Le but de cet exercice est de rendre les choses aussi détaillées et simples que possible. Revenez à la troisième étape et organisez ces petites pauses par ordre de priorité et de dépendance pour maintenir le projet sur la bonne voie.
courir et suivre
Étant donné que chaque activité a une valeur en points et que l'équipe s'accorde sur un ordre de priorité lorsque les développeurs commencent à travailler, gardez un œil sur le nombre d'activités que l'équipe a terminées et leur valeur en points. Comme ceux-ci sont très spécifiques et discutés à l'avance, il ne devrait pas y avoir trop de surprises, mais essayez de remarquer des modèles s'ils se développent. Recevez des rapports régulièrement mis à jour et assurez-vous de résoudre tous les problèmes non liés au projet que votre équipe pourrait rencontrer.
Utiliser la vitesse pour définir la durée du projet
Après une semaine, la vitesse de l'équipe (nombre de points gagnés pendant la semaine) devrait être claire. Comparez cette vitesse à la liste totale des tâches pour obtenir une estimation précise de la durée du projet. Si l'équipe a complété 20 points d'un projet de 100 points en une semaine, par exemple, vous pouvez prédire avec précision qu'il faudra cinq semaines pour terminer. Si l'équipe de gestion a besoin que le projet soit terminé plus tôt, utilisez l'estimation du taux pour le modifier. Trouvez les bonnes solutions : augmentez le nombre de membres de votre équipe, motivez les employés ou hiérarchisez les tâches les moins importantes. Mettez les tâches les plus importantes en bas de la liste si l'équipe de direction a d'abord besoin d'un prototype fonctionnel. Bien sûr, ce processus prend un certain temps, mais il est beaucoup plus efficace et fiable que les systèmes descendants pratiqués dans tant d'entreprises.
conclusion
Utilisez ces étapes pour créer le plan du prochain projet et comparer les résultats avec ceux du passé. Les chefs de petites entreprises peuvent continuer à affiner l'approche qu'ils adoptent pour travailler au sein de leur organisation, et avant longtemps, des délais prolongés seront hors de question.