La réussite d'un projet nécessite une bonne organisation interne, c'est pourquoi il est important d'anticiper pour éviter d'éventuels risques ou démobilisation des équipes. Pour y parvenir, un contrôle strict de la production est nécessaire. Le suivi des progrès garantira que les tâches, les ressources et les budgets sont respectés. Voici quelques informations pour vous aider dans cette tâche.
Configurez un suivi organisé et adapté à votre entité
Lorsque vous êtes en charge d'un projet, vous devez vous assurer d'atteindre les objectifs fixés dans les délais impartis. Cela nécessite évidemment une organisation minutieuse. En effet, pour assurer un suivi, il est indispensable d'organiser des reportings réguliers. La fréquence de ceux-ci dépendra de votre équipe, de votre projet, de la durée du projet, mais aussi des risques associés.
Selon les cas, les rapports peuvent être quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. De même, la mise en place de certaines actions telles que l'anticipation des risques, la collecte de données, l'analyse, la transmission d'informations ou encore la mise en place de mesures correctives est appropriée. Pour plus d'efficacité dans la pratique, la mise en place de KPI (indicateurs de performance) est une bonne option. Ils vous permettront de mesurer la performance de votre projet de manière concrète et chiffrée.
Le nombre ou la spécificité des KPI dépendra de votre projet et des objectifs que vous poursuivez. Cependant, en moyenne, un projet standard comprend 5 à 6 KPI.
Avoir des réunions de suivi fréquentes
Les réunions de suivi sont très importantes dans la mesure où elles vous permettent, dans le cadre de votre projet, de rencontrer les acteurs, d'échanger des informations, de communiquer sur l'avancement ou encore de vous adapter et de trouver ensemble des solutions. Les différentes équipes se réunissent pour discuter ensemble des différentes problématiques rencontrées, des moyens utilisés mais aussi du respect des délais.
La mise en place de réunions de suivi régulières permettra donc de clarifier des situations complexes et de focaliser l'attention sur les différents points d'information. Des rencontres régulières entre les différentes parties prenantes du projet permettront certainement d'accélérer votre progression. En ce sens, il n'y a pas de fréquences imposées, cependant il est préférable d'anticiper les aléas du projet en amont. Par conséquent, dès le début du projet, des réunions doivent être programmées.
Aussi, n'hésitez pas à prévoir une équipe post-projet dont le rôle est de stabiliser la production et d'assurer des rencontres de suivi. Des réunions de suivi permettent également de connaître les prochaines étapes, les nouvelles tâches à réaliser ou encore la durée restante des tâches en cours. Ils permettront également d'anticiper les risques, notamment de prendre des décisions visant à corriger les problèmes actuels constatés dans le développement du projet.
Adoptez un outil de gestion de projet pour plus d'efficacité
Différents logiciels sont disponibles pour centraliser toutes les informations nécessaires à l'organisation et au suivi d'un projet. Adopter l'un de ces outils vous permettra de collecter des informations, de visualiser l'avancement de votre projet, ou encore d'éditer des rapports. L'outil de gestion de projet est indispensable pour assurer un bon suivi de projet.